OY:n kuukausikirjanpito: mitä yrittäjän pitää toimittaa

OY:n kuukausikirjanpito toimii parhaiten silloin, kun yrittäjä ei ajattele kirjanpitoa yhtenä kuun lopun aineistopakettina. Hyvä kuukausirutiini tarkoittaa, että myynnit, ostot, kuitit, pankkitapahtumat, palkat ja omistajan tapahtumat kulkevat kirjanpitäjälle tai ohjelmistoon samassa rytmissä koko kuukauden ajan.

Osakeyhtiössä tämä on tärkeämpää kuin toiminimessä, koska yritys on oma oikeushenkilönsä. Omistajan rahat ja yhtiön rahat eivät ole sama asia. Jos omistaja maksaa yrityksen kulun omalta kortilta, nostaa rahaa yhtiöstä, maksaa itselleen palkkaa tai käyttää yhtiön korttia yksityiseen ostoon, tapahtuma pitää käsitellä oikein.

Nopea vastaus on tämä: yrittäjän pitää toimittaa kaikki se aineisto, jonka perusteella kirjanpitäjä voi päätellä mitä myytiin, mitä ostettiin, kuka maksoi, miksi raha liikkui ja kuuluuko tapahtumaan ALV, palkka, luontoisetu, laina, osinko vai kulu.

tulos.ai:n työnkulussa OY:n kuukausi rakentuu pankkitapahtumien, tositteiden ja poikkeamien ympärille: järjestelmä nostaa puuttuvat kuitit ja selitteet näkyviin, ehdottaa käsittelyä aiemman tiedon perusteella ja jättää kirjanpitäjälle tarkistettavaksi kohdat, joissa tarvitaan ammatillista arviota.

Katso myös kiinteähintaisen osakeyhtiön kirjanpidon palvelurajaukset, tilitoimiston hinnoittelumallit ja palkka vs osinko OY:n omistajalle 2026.

Sisällysluettelo

1. Nopea lista: mitä OY:n pitää toimittaa kuukausittain?
2. Miksi OY:n kuukausikirjanpito eroaa toiminimestä?
3. Myynti: laskut, maksut ja muut tulot
4. Ostot: ostolaskut, kuitit ja korttitapahtumat
5. Pankkitilit, kortit ja maksupalvelut
6. Palkat, luontoisedut ja kulukorvaukset
7. Omistajan tapahtumat: palkka, osinko, lainat ja yksityiset ostot
8. ALV ja ulkomaan tapahtumat
9. Käyttöomaisuus, lainat ja sopimukset
10. Kuukauden sulun aikataulu
11. Mitä ei kannata tehdä?
12. 30 päivän toimintalista
13. Yhteenveto
14. Lähteet

Nopea lista: mitä OY:n pitää toimittaa kuukausittain?

Pienelle osakeyhtiölle hyvä kuukausilista näyttää tältä:

Jos jokaiselle pankkitapahtumalle löytyy tosite tai selitys, OY:n kuukausikirjanpito on yleensä hallittavissa. Jos tapahtumia jää avoimeksi, kuukauden sulku muuttuu nopeasti selvittelytyöksi.

Miksi OY:n kuukausikirjanpito eroaa toiminimestä?

Osakeyhtiössä yrityksen varat, velat, tulot ja kulut kuuluvat yhtiölle. Omistaja voi omistaa yhtiön kokonaan, mutta yhtiön pankkitili ei silti ole omistajan henkilökohtainen tili.

Tämä näkyy kuukauden kirjanpidossa kolmella tavalla.

Ensinnäkin omistajalle maksettavat rahat pitää nimetä oikein. Palkka, osinko, kulukorvaus, osakaslaina ja lainan takaisinmaksu ovat eri asioita. Niillä on eri verokäsittely ja eri kirjanpitokäsittely.

Toiseksi yksityiset ostot pitää erottaa yhtiön kuluista. Jos yhtiön kortilla maksetaan yksityinen ostos, sitä ei voi vain jättää kirjaamatta. Tapahtuma pitää selittää ja käsitellä esimerkiksi omistajan saatavana, palkkana, osakaslainana tai takaisinmaksuna tilanteesta riippuen.

Kolmanneksi taseella on jatkuva merkitys. OY:n kirjanpidossa ei riitä, että tulot ja kulut ovat suunnilleen oikein. Myyntisaamiset, ostovelat, verovelat, palkkavelat, lainat, käyttöomaisuus ja oma pääoma pitää saada täsmäämään. Siksi kuukausikirjanpito on samalla tilinpäätöksen valmistelua.

Myynti: laskut, maksut ja muut tulot

Kirjanpitäjä tarvitsee myynnistä enemmän kuin tiedon siitä, että rahaa tuli tilille. Yhtiön pitää pystyä osoittamaan, mistä myynti syntyi, kenelle laskutettiin, millä ALV-kannalla ja onko lasku maksettu.

Toimita tai pidä ohjelmistossa näkyvissä ainakin nämä:

• kaikki lähetetyt myyntilaskut
• hyvityslaskut
• maksutilanne ja avoimet saatavat
• käteismyynnin tai maksupäätteen raportit
• verkkokaupan, Stripen, PayPalin, Klarnan tai muun maksupalvelun tilitysraportit
• EU- ja ulkomaanmyyntien tiedot, jos niitä on
• mahdolliset sopimuslaskutuksen muutokset

Yleinen virhe on katsoa vain pankkiin tulleita maksuja. Se ei riitä, jos kirjanpito tehdään suoriteperusteisesti tai jos halutaan seurata avoimia myyntisaamisia. Lasku voi kuulua yhdelle kuukaudelle, vaikka maksu saapuu toisena kuukautena.

Hyvä myyntiaineisto vastaa kolmeen kysymykseen:

1. Mitä myytiin?
2. Milloin myynti syntyi?
3. Onko asiakas maksanut?

Ostot: ostolaskut, kuitit ja korttitapahtumat

Ostojen kohdalla tärkein sääntö on yksinkertainen: jokaiselle kululle tarvitaan tosite.

Pankkitapahtuma kertoo, että rahaa meni. Se ei kerro, mitä ostettiin, liittyikö osto liiketoimintaan, mikä ALV-kanta oli, oliko mukana yksityiskäyttöä tai pitäisikö hankinta kirjata kuluksi vai taseeseen.

Toimita kuukausittain:

• ostolaskut PDF:nä, verkkolaskuna tai ohjelmistossa
• kuitit korttiostoista
• kuitit käteisostoista
• hyvityslaskut ja palautukset
• omalla rahalla maksettujen yrityskulujen kuitit
• selite, jos ostosta ei näy suoraan liiketoimintayhteys
• tieto, jos ostossa on yksityiskäyttöä

Korttiostot ovat yleensä OY:n kuukausikirjanpidon suurin kitka. Yrityskortin koontilasku ei riitä, jos ostokohtaiset kuitit puuttuvat. Kirjanpitäjä tarvitsee ostokohtaisen tositteen, ei vain korttiyhtiön yhteissummaa.

Jos kuitti on kadonnut, kerro se heti. Silloin kirjanpitäjä voi arvioida, riittääkö muu selvitys vai pitääkö kulun käsittelyä rajata. Hiljaisuus on huonoin vaihtoehto, koska avoin tapahtuma pysäyttää kuukauden sulun.

Pankkitilit, kortit ja maksupalvelut

OY:n kaikki rahaliikenne pitää saada täsmäämään. Tämä koskee pankkitilejä, luottokortteja, maksupalveluita ja joskus myös käteiskassaa.

Kuukauden aineistossa pitää näkyä:

• yrityksen pankkitilien tapahtumat
• yrityskorttien tapahtumat
• luottokorttilaskut ja ostokohtaiset kuitit
• maksupalveluiden tilitykset ja kulut
• lainojen nostot ja lyhennykset
• verotilin ja OmaVeron maksut, jos niitä ei saada automaattisesti
• mahdolliset siirrot omistajan, konserniyhtiön tai toisen yrityksen kanssa

Maksupalveluiden kanssa kannattaa olla tarkkana. Esimerkiksi verkkokaupan maksupalvelu voi vähentää palkkion ennen kuin rahat tulevat pankkitilille. Pankissa näkyy vain nettotilitys, mutta kirjanpidossa pitää usein erottaa myynti, maksupalvelukulu, ALV-käsittely ja mahdolliset palautukset.

Jos käytössä on useita palveluita, jokaiselle kannattaa sopia oma kuukausiraportti. Muuten pankkitilille tuleva summa ei avaudu kirjanpitäjälle.

Palkat, luontoisedut ja kulukorvaukset

Jos OY maksaa palkkaa, palkanlaskenta ei ole vain yksi rivi kirjanpidossa. Palkasta syntyy tulorekisteri-ilmoituksia, ennakonpidätyksiä, työnantajamaksuja, mahdollisia luontoisetuja ja palkkavelkoja.

Toimita palkkoja varten:

• kuka saa palkkaa
• bruttopalkka ja palkanmaksupäivä
• palkanmaksukausi
• verokorttitiedot, jos ne eivät ole jo käytössä
• luontoisedut, kuten puhelinetu, autoetu tai lounasetu
• bonukset, palkkiot ja kertakorvaukset
• kulukorvaukset, kilometrit, päivärahat ja matkalaskut
• poissaolotiedot, jos niitä seurataan palkanlaskennassa
• tieto uusista työntekijöistä ja päättyneistä työsuhteista

Tulorekisterin yleinen määräaika on tiukka: maksetut suoritukset ilmoitetaan yleensä 5 päivän kuluessa maksupäivästä. Siksi palkkatietoja ei voi toimittaa kirjanpitäjälle vasta kuukauden lopussa, jos palkka on jo maksettu.

Työnantajan erillisilmoitus tulee myös vastaan, jos yhtiö on työnantajana. Säännöllinen työnantaja antaa sen joka kuukaudelta, ja määräpäivä on kohdekuukautta seuraavan kuukauden 5. päivä.

Omistajan tapahtumat: palkka, osinko, lainat ja yksityiset ostot

Yhden hengen OY:ssä suurin osa virheistä liittyy usein omistajan ja yhtiön välisiin tapahtumiin. Omistaja näkee yrityksen rahat omana kokonaisuutenaan, mutta kirjanpidossa jokaiselle rahaliikkeelle tarvitaan oikea peruste.

Toimita ja selitä erityisesti nämä:

Älä maksa omistajalle rahaa “selvitetään myöhemmin” -ajatuksella. Kirjanpitäjä voi kyllä korjata paljon, mutta väärin nimetyt omistajatapahtumat voivat sotkea palkanlaskentaa, osakaslainoja, osingonjakoa ja verotusta.

Jos olet epävarma, kysy ennen maksua. Usein pienin työ syntyy siitä, että tapahtuma suunnitellaan oikein jo ennen kuin raha liikkuu.

ALV ja ulkomaan tapahtumat

ALV-ilmoitus ei ole erillinen lomake, joka täytetään kuun lopussa. Se syntyy myyntien, ostojen ja kirjausten perusteella. Jos tositteet puuttuvat, ALV-laskelma jää epävarmaksi.

ALV:tä varten kirjanpitäjä tarvitsee:

• myynnit verokannoittain
• ostojen ALV-vähennykset
• EU-tavaraostot ja EU-palveluostot
• EU-myynnit ja mahdolliset yhteenvetoilmoitukset
• tuonnit EU:n ulkopuolelta ja tullauspäätökset
• rakennusalan käänteisen ALV:n tilanteet
• maksupalveluiden kulut ja tilityserittelyt
• hyvitykset ja palautukset

Verohallinnon ohjeen mukaan ALV-ilmoitus pitää antaa jokaiselta verokaudelta, vaikka verokaudella ei olisi ollut arvonlisäverollista toimintaa. Määräpäivä riippuu verokaudesta. Kuukausimenettelyssä ALV ilmoitetaan ja maksetaan yleensä 12. päivä toisena kuukautena verokauden päättymisen jälkeen.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että maaliskuun ALV ei ole “maaliskuun lopun kiire”, vaan toukokuun 12. päivän määräpäivä. Silti aineisto kannattaa sulkea paljon aiemmin, jotta puuttuvat kuitit, ulkomaan ostot ja hyvitykset ehditään käsitellä rauhassa.

Käyttöomaisuus, lainat ja sopimukset

Kaikki ostot eivät ole tavallisia kuukausikuluja. Jos OY ostaa koneen, laitteen, auton, kalustoa tai pitkäaikaisen ohjelmistolisenssin, kirjanpitäjän pitää tietää, onko kyse kulusta, pienhankinnasta vai käyttöomaisuudesta.

Toimita erikseen:

• suuremmat laite- ja kalustohankinnat
• osamaksu- ja rahoitussopimukset
• leasing-sopimukset
• lainasopimukset ja lyhennyssuunnitelmat
• vuokrasopimukset
• vakuutussopimukset
• tukipäätökset ja avustukset
• merkittävät uudet asiakas- tai toimittajasopimukset, jos ne vaikuttavat laskutukseen tai jaksotuksiin

Pelkkä kuukausimaksu pankissa ei aina kerro, mitä pitää kirjata. Esimerkiksi rahoitusyhtiön veloitus voi sisältää lyhennystä, korkoa, käsittelykuluja ja ALV-käsittelyä, jotka eivät kaikki kuulu samalle tilille.

Mitä aikaisemmin sopimus toimitetaan, sitä vähemmän tilinpäätöksessä joudutaan purkamaan kuukausien kirjauksia jälkikäteen.

Kuukauden sulun aikataulu

Hyvä OY:n kuukausirytmi voidaan rakentaa näin:

Tämä ei tarkoita, että jokaisen OY:n kirjanpito pitää olla valmis kuukauden 12. päivä. Oikea rytmi riippuu verokaudesta, palkoista, toimialasta ja palvelusopimuksesta. Mutta jos aineistoa aletaan kysyä vasta viranomaismääräpäivän lähellä, prosessi on jo myöhässä.

Hyvä tavoite on, että yrittäjä näkee kuukauden tuloksen ennen kuin seuraava kuukausi on pitkällä. Muuten raportointi ei auta johtamaan yritystä, vaan kertoo vain mitä joskus tapahtui.

Mitä ei kannata tehdä?

1. Toimittaa vain tiliote

Tiliote on täsmäytyksen työkalu, ei koko kirjanpito. Jokaiselle tapahtumalle tarvitaan tosite tai selite.

2. Lähettää kuitit vasta kun kirjanpitäjä kysyy

Jos kirjanpitäjä joutuu kysymään jokaista kuittia erikseen, kuukausikirjanpito muuttuu muistutteluprosessiksi.

3. Maksaa omistajalle rahaa ilman päätöstä tai selitettä

Palkka, osinko, laina ja kulukorvaus eivät ole sama asia. Rahaliike pitää nimetä ennen kuin se kirjataan.

4. Sekoitella yksityisiä ostoja yrityskortille

Yksittäinen vahinko voidaan korjata, mutta toistuva yksityiskäyttö tekee kirjanpidosta turhaan työlästä.

5. Unohtaa maksupalveluiden raportit

Stripe, PayPal, Klarna ja muut palvelut voivat piilottaa myynnin, palautukset ja kulut yhteen tilityssummaan.

6. Toimittaa palkkatiedot liian myöhään

Tulorekisterin määräajat lähtevät maksupäivästä, eivät kuukauden lopusta. Palkanmaksun tiedot pitää olla valmiina ennen maksua.

30 päivän toimintalista

Jos haluat saada OY:n kuukausikirjanpidon hallintaan, tee seuraavat asiat:

1. Tee lista kaikista pankkitileistä, korteista ja maksupalveluista.
2. Varmista, että jokaiselle kanavalle on sovittu aineiston toimitustapa.
3. Päätä, mihin kuitit lisätään heti ostoksen jälkeen.
4. Käy läpi, mitä palkkoja, luontoisetuja tai kulukorvauksia maksetaan kuukausittain.
5. Erota omistajan palkka, osinko, laina ja kulukorvaus omiksi tapahtumatyypeikseen.
6. Toimita rahoitus-, leasing- ja lainasopimukset kirjanpitäjälle.
7. Tarkista, tuleeko yritykselle EU-ostoja, EU-myyntejä, tuonteja tai maksupalvelutilityksiä.
8. Sovi päivämäärä, jolloin edellisen kuukauden aineiston pitää olla valmis.
9. Sovi, miten puuttuvat tositteet pyydetään ja kuka vastaa niihin.
10. Pyydä kuukauden jälkeen raportti, joka näyttää tuloksen, taseen olennaiset erät, ALV:n ja avoimet poikkeamat.

Kun tämä rutiini toimii, tilinpäätös ei ala nollasta. Se on vuoden aikana tehdyn kuukausikirjanpidon tarkistus ja viimeistely.

Yhteenveto

OY:n kuukausikirjanpidossa yrittäjän tärkein tehtävä on tehdä rahaliikkeiden tausta näkyväksi. Kirjanpitäjä ei tarvitse pitkiä selostuksia jokaisesta tapahtumasta, mutta hän tarvitsee oikeat tositteet, palkkatiedot, sopimukset ja selitykset poikkeamiin.

Muista nämä:

1. Jokaiselle pankki- ja korttitapahtumalle pitää löytyä tosite tai selite.
2. Myyntilaskut, ostolaskut ja maksutilanne kuuluvat samaan kuukausirutiiniin.
3. Palkkatiedot pitää käsitellä maksupäivän rytmissä, ei vasta kuun lopussa.
4. Omistajan ja yhtiön rahat pitää erottaa.
5. ALV ja ulkomaan tapahtumat pitää tunnistaa ajoissa.
6. Sopimukset, lainat ja käyttöomaisuus kannattaa toimittaa heti, ei vasta tilinpäätöksessä.

Katso tulos.ai yrityksille tai varaa demo, niin käydään läpi, miten OY:n kuitit, laskut, pankkitapahtumat ja puuttuvat tositteet saadaan samaan kuukausittaiseen työnkulkuun.

Lähteet

• Verohallinto: näin ilmoitat arvonlisäveron
• Tulorekisteri: ilmoittamisen määräajat
• Tulorekisteri: palkkatiedot
• Verohallinto: osakeyhtiön ja osuuskunnan veroilmoitus
• Finlex: kirjanpitolaki 1336/1997