Kirjanpitäjän työlista: mitä kannattaa automatisoida ja mitä tarkistaa itse

Kirjanpitäjän työlistaa ei kannata rakentaa ajatuksella, että kaikki pitää automatisoida. Se johtaa helposti väärään suuntaan.

Parempi kysymys on: mikä työ on toistuvaa aineiston käsittelyä ja mikä työ vaatii kirjanpitäjän harkintaa?

Tilitoimiston kannattavuus paranee yleensä eniten silloin, kun automaatio ottaa pois etsimisen, kopioinnin, muistuttelun ja alustavan luokittelun. Kirjanpitäjän aikaa vapautuu tarkistuksiin, poikkeamiin, asiakkaan tilanteen ymmärtämiseen ja niihin päätöksiin, joissa virheellinen käsittely voi oikeasti vaikuttaa raportteihin, veroihin tai asiakkaan päätöksentekoon.

tulos.ai:n työnkulussa pankkitapahtumat, kuitit, laskut, puuttuvat tositteet ja tiliöintiehdotukset tuodaan samaan työjonoon: järjestelmä tekee rutiinipyyntöjä ja ehdotuksia, mutta kirjanpitäjä hyväksyy käsittelyn, tarkistaa poikkeamat ja päättää, milloin asiakkaalta tarvitaan lisäselvitys.

Katso myös kuukausikirjanpidon prosessi: manuaalinen vs automatisoitu malli, tositteiden kerääminen ilman jatkuvaa muistuttelua ja tilitoimiston pienasiakkaiden kannattava palvelumalli.

Sisällysluettelo

1. Nopea vastaus: mitä automatisoidaan ja mitä tarkistetaan itse?
2. Aloita kuukausisulun työlistasta
3. Automatisoi aineiston vastaanotto
4. Automatisoi puuttuvien tositteiden tunnistus
5. Automatisoi toistuvat tiliöintiehdotukset
6. Automatisoi muistutukset ja asiakaspyynnöt
7. Automatisoi perustäsmäytykset ja poikkeamien nosto
8. Mitä kirjanpitäjän pitää tarkistaa itse?
9. Mitä ei kannata automatisoida liian aikaisin?
10. Työlistan mittarit tilitoimistolle
11. 30 päivän käyttöönotto
12. Yhteenveto

Nopea vastaus: mitä automatisoidaan ja mitä tarkistetaan itse?

Tilitoimiston kannattaa automatisoida työ, jossa säännöt ovat selkeitä, toistoa on paljon ja virheet voidaan nostaa kirjanpitäjän tarkistettavaksi.

Kirjanpitäjän pitää pitää itsellään työ, jossa tarvitaan asiakkaan tilanteen ymmärtämistä, olennaisuuden arviointia, verokäsittelyn tulkintaa, taseen logiikkaa tai päätöstä siitä, miten epäselvä tapahtuma pitää käsitellä.

Käytännössä jako näyttää tältä:

Hyvä automaatio ei siis poista kirjanpitäjän kontrollia. Se muuttaa työlistan järjestystä. Ensin järjestelmä kerää, ehdottaa ja nostaa poikkeamat. Sen jälkeen kirjanpitäjä tarkistaa asiat, joilla on merkitystä.

Aloita kuukausisulun työlistasta

Automaatiota ei kannata suunnitella ominaisuuslistasta. Tilitoimiston kannattaa aloittaa kuukausisulusta.

Kysy ensin:

1. Mitä pitää olla valmiina, jotta kuukauden kirjanpito voidaan sulkea?
2. Mitkä asiat hidastavat sulkua nyt?
3. Mitkä tehtävät toistuvat joka asiakkaalla?
4. Mitkä tehtävät vaativat kirjanpitäjän päätöksen?
5. Missä kohtaa asiakas aiheuttaa odottelua?
6. Missä kohtaa virhe huomataan liian myöhään?

Tämän jälkeen työlista voidaan jakaa kolmeen osaan:

Jos automaatio ei lyhennä tätä työlistaa tai muuta sitä selkeämmäksi, siitä ei ole tilitoimistolle tarpeeksi hyötyä. Pelkkä “AI ehdottaa jotain” ei riitä, jos kirjanpitäjä joutuu edelleen etsimään aineistoa sähköpostista ja kysymään samoja kuitteja käsin.

Automatisoi aineiston vastaanotto

Ensimmäinen automatisoitava osa on aineiston vastaanotto. Se on harvoin kirjanpitäjän arvokkainta työtä, mutta se vie paljon aikaa.

Tilitoimistossa kannattaa pyrkiä siihen, että:

• kuitit voidaan kuvata mobiilissa
• PDF-laskut voidaan lähettää sovittuun sähköpostiosoitteeseen
• asiakkaan lähettämät dokumentit päätyvät suoraan oikeaan asiakasympäristöön
• massatuonnit onnistuvat silloin, kun aineistoa tulee kerralla paljon
• dokumentit yhdistyvät mahdollisimman aikaisin pankkitapahtumiin, laskuihin tai työjonoon

Tässä kohtaa automaation hyöty on yksinkertainen: kirjanpitäjän ei tarvitse toimia dokumenttien siirtäjänä.

Vastaanottoon liittyvä työ ei silti katoa kokonaan. Kirjanpitäjän pitää edelleen seurata, tuleeko aineisto oikeaan kanavaan ja syntyykö asiakkaalle pysyviä poikkeamia. Jos sama asiakas lähettää kuitit joka kuukausi väärään paikkaan, ongelma ei ole yksittäinen kuitti vaan palvelumallin noudattaminen.

Hyvä työlistan sääntö on tämä:

Kirjanpitäjä ei siirrä dokumentteja kanavasta toiseen, ellei kyse ole poikkeuksesta.

Jos siirtely on jokakuukausista työtä, se pitää automatisoida tai rajata palvelusta pois.

Automatisoi puuttuvien tositteiden tunnistus

Puuttuvat tositteet ovat yksi selkeimmistä automaation kohteista.

Kirjanpitäjän ei pitäisi joutua käymään pankkitapahtumia läpi vain löytääkseen ne tapahtumat, joilta puuttuu kuitti, ostolasku tai selite. Järjestelmän pitäisi nostaa nämä suoraan työjonoon.

Automaation kannattaa tunnistaa ainakin:

• pankkitapahtumat, joilla ei ole tositetta
• korttiostot, joilta puuttuu kuitti
• toistuvat toimittajat, joilta yleensä tulee lasku
• maksupalveluiden tilitykset, jotka tarvitsevat raportin
• yksityisottoihin tai omistajan tapahtumiin viittaavat maksut
• suuret tai poikkeavat ostot verrattuna asiakkaan normaaliin toimintaan

Kirjanpitäjän tehtävä on päättää, mitä puuttuvasta tapahtumasta tehdään.

Kaikki puuttuvat dokumentit eivät ole samanlaisia. Joissain tilanteissa tarvitaan varsinainen tosite. Joissain tilanteissa asiakkaan selite riittää jatkokäsittelyn pohjaksi. Joissain tilanteissa tapahtuma pitää käsitellä yksityisenä tai omistajan tapahtumana. Tätä päätöstä ei kannata piilottaa automaation taakse.

Automatisoi toistuvat tiliöintiehdotukset

Tiliöintiehdotukset ovat hyödyllisiä silloin, kun ne perustuvat todelliseen toistuvuuteen.

Hyviä automaation kohteita ovat esimerkiksi:

• samalta toimittajalta tulevat samantyyppiset ostot
• kuukausittaiset ohjelmistotilaukset
• puhelin- ja internetkulut
• vuokrat ja leasingmaksut
• pankin palvelumaksut
• vakuutusmaksut
• maksupalveluiden kulut
• aiempien kuukausien perusteella toistuvat ostoluokat

Tavoite ei ole, että automaatio “arvaa tilin”. Tavoite on, että se ehdottaa käsittelyä silloin, kun aikaisempi aineisto antaa riittävän pohjan.

Kirjanpitäjän pitää tarkistaa erityisesti nämä:

• onko toimittajalta tullut tällä kertaa eri sisältöinen lasku
• kuuluuko kulu edelleen samaan tarkoitukseen
• sisältääkö lasku useita kululajeja
• onko ALV-käsittely muuttunut
• pitääkö ostosta kirjata osa käyttöomaisuuteen
• liittyykö tapahtuma palkkaan, omistajaan tai lainaan

Automaatio on vahvimmillaan rutiinissa. Se on heikoimmillaan silloin, kun sama toimittaja voi tarkoittaa eri asioita eri kuukausina. Esimerkiksi verkkokauppa, maksukortti, matkavaraus, rakennustarvikeliike tai yleinen ohjelmistopalvelu voi sisältää hyvin erilaisia kuluja.

Siksi hyvä tiliöintiautomaatio näyttää epävarmuuden. Kirjanpitäjän pitää nähdä, mikä on varma ehdotus ja mikä on tarkistettava poikkeama.

Automatisoi muistutukset ja asiakaspyynnöt

Tilitoimiston ei kannata käyttää kirjanpitäjän aikaa siihen, että hän kirjoittaa joka kuukausi samat muistutusviestit.

Automaation kannattaa hoitaa:

• muistutus, kun kuukauden aineiston määräpäivä lähestyy
• pyyntö tietyn pankkitapahtuman tositteesta
• pyyntö selittää epäselvä maksu
• muistutus, jos asiakas ei reagoi ensimmäiseen pyyntöön
• kooste avoimista tehtävistä ennen kuukauden sulkua
• ilmoitus siitä, että myöhäinen aineisto voi aiheuttaa lisätyötä

Kirjanpitäjän rooli ei kuitenkaan ole passiivinen. Hänen pitää seurata, miten asiakkaat reagoivat pyyntöihin.

Jos asiakas ei vastaa automaattisiin pyyntöihin, työlistalle tarvitaan eri toimenpide: palvelumallin keskustelu, uudelleenhinnoittelu tai selkeämpi vastuunjako. Muistutusten automatisointi ei auta, jos asiakkaalla ei ole velvoitetta toimittaa aineistoa ajallaan.

Tilitoimiston kannattaa erottaa kaksi asiaa:

Näin muistuttelu ei vain siirry automaattiseksi taustameluksi. Se muuttuu mitattavaksi osaksi palvelumallia.

Automatisoi perustäsmäytykset ja poikkeamien nosto

Täsmäytyksissä automaatio kannattaa rakentaa poikkeamien ympärille.

Tilitoimiston ei tarvitse katsoa jokaista onnistunutta rutiinitäsmäytystä samalla tarkkuudella kuin epäselvää tapahtumaa. Työlistan pitää näyttää, mikä vaatii huomiota.

Automaatio voi auttaa esimerkiksi näissä:

• pankkitapahtuman ja tositteen kohdistus
• myyntisaamisten ja ostovelkojen avoimet erät
• maksupalveluiden tilitysten täsmäytys
• toistuvien kulujen puuttuminen
• poikkeuksellisen suuret kulut
• negatiiviset tai epäloogiset saldot
• puuttuvat ALV-tiedot
• asiakkaan normaalista rytmistä poikkeavat tapahtumat

Kirjanpitäjän tehtävä on arvioida, onko poikkeama oikea ongelma vai normaali liiketoiminnan vaihtelu.

Esimerkiksi suuri ohjelmistolasku voi olla virhe, käyttöomaisuushankinta, vuosilaskutus tai uusi palvelu. Automaatio voi nostaa tapahtuman tarkistettavaksi, mutta kirjanpitäjä päättää käsittelyn.

Hyvä työlista ei siis ole pitkä lista kaikista tapahtumista. Se on lyhyt lista asioista, jotka estävät kuukauden sulkemisen tai voivat vääristää raportteja.

Mitä kirjanpitäjän pitää tarkistaa itse?

Kirjanpitäjän kannattaa pitää itsellään tarkistukset, joissa tarvitaan ammattiharkintaa.

Näitä ovat erityisesti:

ALV:n poikkeavat tilanteet

Selkeät kotimaan ostot ja myynnit voivat usein saada automaattisen ehdotuksen. Mutta ulkomaan ostot, käännetty ALV, edustuskulut, vähennysrajoitukset, sekakäyttö, korjaukset ja epäselvät laskut vaativat tarkistusta.

Omistajan ja yhtiön väliset tapahtumat

Pienissä OY:issä omistajan maksut, palkat, kulukorvaukset, osingot, lainat ja yksityisluonteiset ostot ovat usein suurin käytännön riski. Automaatio voi tunnistaa poikkeavan tapahtuman, mutta kirjanpitäjän pitää päättää, miten se käsitellään.

Käyttöomaisuus ja suuret hankinnat

Kaikki ostot eivät ole kuukausikuluja. Suurempi hankinta voi kuulua käyttöomaisuuteen, jaksotuksiin tai projektikustannuksiin. Kirjanpitäjä arvioi olennaisuuden ja asiakkaan tilanteen.

Palkat, edut ja kulukorvaukset

Palkkoihin liittyvät tapahtumat vaikuttavat kirjanpidon lisäksi ilmoituksiin ja työnantajavelvoitteisiin. Automaatio voi auttaa aineiston keräyksessä ja täsmäytyksessä, mutta käsittelyä ei kannata jättää ilman kirjanpitäjän kontrollia.

Taseen järkevyys

Tuloslaskelman automaatio ei riitä, jos taseeseen kertyy virheitä. Kirjanpitäjän pitää tarkistaa pankit, myyntisaamiset, ostovelat, verovelat, lainat, omistajan tapahtumat ja muut olennaiset erät.

Kuukauden lopullinen sulku

Kuukausi ei ole valmis siksi, että kaikki tapahtumat on tiliöity. Se on valmis, kun puuttuvat asiat on käsitelty, poikkeamat on arvioitu ja kirjanpitäjä voi luottaa siihen, että raportti kertoo oikean kokonaiskuvan.

Mitä ei kannata automatisoida liian aikaisin?

Tilitoimiston kannattaa olla varovainen automaation kanssa silloin, kun prosessi ei ole vielä vakioitu.

Näitä ei yleensä kannata automatisoida ensimmäisenä:

• asiakkaat, joilla aineisto tulee edelleen monessa kanavassa
• vanhan kirjanpidon korjausprojektit
• monimutkaiset ALV-tapaukset
• asiakkaan sisäiset hyväksyntäongelmat
• poikkeavat omistajajärjestelyt
• tilanteet, joissa palvelurajaus on epäselvä
• asiakkaat, joiden tilikartta tai raportointi muuttuu jatkuvasti

Jos prosessi on epäselvä, automaatio voi tehdä ongelmasta nopeamman mutta ei parempaa.

Ensin pitää päättää:

1. mitä asiakkaalta odotetaan
2. missä kanavassa aineisto tulee
3. kuka vastaa puuttuvista tiedoista
4. miten poikkeamat hinnoitellaan
5. milloin kuukausi katsotaan valmiiksi

Vasta sen jälkeen automaatio kannattaa rakentaa toistuvan työn päälle.

Jos asiakas on vielä paperi- tai sekakanavamallissa, aloita artikkelista mappiasiakkaasta sähköiseksi asiakkaaksi: käyttöönoton askelmerkit.

Työlistan mittarit tilitoimistolle

Automaatio kannattaa arvioida työlistan mittareilla, ei pelkillä ominaisuuksilla.

Seuraa ainakin näitä:

Mittareiden tarkoitus ei ole valvoa kirjanpitäjää. Tarkoitus on näyttää, missä työ syntyy.

Jos automaattisia ehdotuksia on paljon, mutta korjauksia on myös paljon, automaatio tekee liian rohkeita päätöksiä. Jos puuttuvien tositteiden määrä ei laske, ongelma on asiakkaan aineistomallissa. Jos sulkuaika ei lyhene, automaatio ei osu oikeaan pullonkaulaan.

Hyvä mittari johtaa päätökseen: koulutetaanko asiakas, muutetaanko palvelurajaa, korjataanko automaation sääntöä vai siirretäänkö tehtävä takaisin kirjanpitäjän tarkistukseen.

30 päivän käyttöönotto

Tilitoimisto voi rakentaa automaatiota kirjanpitäjän työlistaan vaiheittain.

Päivät 1-5: nykyinen työlista näkyväksi

Kirjaa yhden asiakasryhmän kuukausiprosessi alusta loppuun. Valitse esimerkiksi toiminimet, yhden hengen OY:t tai mappiasiakkaasta sähköiseksi siirtyvät asiakkaat. Merkitse, missä kohtaa kirjanpitäjä etsii, siirtää, kysyy, tarkistaa tai päättää.

Päivät 6-10: rutiinit ja päätökset erilleen

Jaa tehtävät kahteen ryhmään: toistuva valmistelutyö ja ammattiharkintaa vaativa tarkistus. Automatisoi vain ensimmäistä ryhmää. Jos tehtävä vaatii päätöksen, automaation tehtävä on nostaa se kirjanpitäjälle näkyviin.

Päivät 11-15: ensimmäiset automaatiot

Aloita tositteiden vastaanotosta, puuttuvien tositteiden tunnistuksesta ja rutiinimuistutuksista. Nämä parantavat työlistaa nopeasti, koska ne vähentävät etsimistä ja odottelua.

Päivät 16-20: tiliöintiehdotukset ja täsmäytykset

Ota mukaan toistuvat tiliöintiehdotukset ja perustäsmäytykset. Älä tavoittele sataprosenttista automaatiota. Tavoittele sitä, että epävarmat tapahtumat näkyvät kirjanpitäjän työjonossa.

Päivät 21-30: mittaus ja palvelurajat

Mittaa puuttuvat tositteet, asiakkaalle lähetetyt pyynnöt, korjatut ehdotukset ja sulkuaika. Päätä samalla, mitkä poikkeamat ovat lisätyötä ja mitkä ovat normaalia palvelua.

Kun ensimmäinen asiakasryhmä toimii, sama malli voidaan viedä seuraavaan ryhmään. Tilitoimiston ei tarvitse automatisoida kaikkea kerralla.

Yhteenveto

Kirjanpitäjän työlistassa automaation tehtävä on poistaa turha rutiinityö ja nostaa oikeat asiat tarkistettavaksi. Sen ei pidä piilottaa päätöksiä, jotka kuuluvat kirjanpitäjän ammattitaidolle.

Muista nämä:

1. Aloita kuukausisulun työlistasta, älä ominaisuuslistasta.
2. Automatisoi aineiston vastaanotto, puuttuvien tositteiden tunnistus ja rutiinimuistutukset.
3. Käytä tiliöintiehdotuksia toistuvaan työhön, mutta pidä epävarmat tapahtumat tarkistuksessa.
4. Anna automaation nostaa poikkeamat, mutta anna kirjanpitäjän päättää käsittely.
5. Pidä ALV:n poikkeukset, omistajan tapahtumat, tase, palkat ja lopullinen sulku kirjanpitäjän kontrollissa.
6. Mittaa vaikutus puuttuvissa tositteissa, asiakaspyynnöissä, korjatuissa ehdotuksissa ja sulkuajassa.
7. Automatisoi vasta sitten, kun palvelumalli ja asiakkaan vastuut ovat selvät.

Katso tulos.ai tilitoimistoille tai varaa demo, niin käydään läpi, mitkä kohdat teidän kirjanpitäjien työlistalla kannattaa automatisoida ensin ja mitkä tarkistukset pitää pitää asiantuntijan hallussa.