Mappiasiakkaasta sähköiseksi asiakkaaksi: käyttöönoton askelmerkit

Mappiasiakkaan siirtäminen sähköiseksi asiakkaaksi ei ole skannausprojekti. Se on palvelumallin muutos.

Jos vanha toimintatapa on ollut “asiakas tuo mapin kerran kuussa ja kirjanpitäjä selvittää loput”, pelkkä sähköinen kansio ei vielä ratkaise ongelmaa. Sama epäselvä aineisto tulee vain eri muodossa. Tilitoimiston pitää päättää, mitä aineistoa asiakkaalta odotetaan, missä kanavassa se toimitetaan, kuka vastaa puuttuvista tositteista ja milloin kuukausi katsotaan valmiiksi.

Hyvä käyttöönotto ei ala ohjelmistosta. Se alkaa asiakkaan arjen ymmärtämisestä.

tulos.ai:n työnkulussa mappiasiakkaan sähköistäminen kannattaa rakentaa pankkitapahtumien ja tositteiden ympärille: tapahtumat tulevat näkyviin, puuttuvat kuitit ja laskut nousevat tehtäviksi, asiakas toimittaa dokumentit sovittuun kanavaan ja kirjanpitäjä tarkistaa poikkeamat. Näin muutos ei jää pelkäksi “lähetä jatkossa PDF:t” -ohjeeksi.

Katso myös tositteiden kerääminen ilman jatkuvaa muistuttelua, tilitoimiston pienasiakkaiden kannattava palvelumalli ja kuukausikirjanpidon prosessi: manuaalinen vs automatisoitu malli.

Sisällysluettelo

1. Nopea vastaus: miten mappiasiakas siirretään sähköiseksi?
2. Valitse oikeat asiakkaat ensin
3. Kartoita nykyinen aineistopolku
4. Päätä uusi aineistomalli
5. Tuo vain tarpeellinen historia
6. Kouluta asiakas käytännön tilanteilla
7. Ensimmäinen sähköinen kuukausisulku
8. Mitä kirjanpitäjä edelleen tarkistaa?
9. Käyttöönoton mittarit
10. Tyypilliset virheet
11. 30 päivän käyttöönottomalli
12. Yhteenveto

Nopea vastaus: miten mappiasiakas siirretään sähköiseksi?

Mappiasiakkaan sähköistäminen onnistuu, kun muutos tehdään vaiheittain:

1. Valitse ensin asiakas, jonka aineisto on riittävän selkeä.
2. Kartoita, mistä nykyinen aineisto tulee: paperi, sähköposti, pankki, kortit, verkkokauppa, maksupalvelut ja ostolaskut.
3. Päätä yksi pääkanava kuiteille, laskuille ja lisäselitteille.
4. Sovi asiakkaan kanssa määräpäivä ja vastuut.
5. Tuo vain käyttöönoton kannalta tarpeellinen historia.
6. Tee ensimmäinen sähköinen kuukausi rinnakkain vanhan rutiinin kanssa, jos riski on korkea.
7. Mittaa puuttuvat tositteet, asiakaspyynnöt ja sulkuaika ensimmäisestä kuukaudesta lähtien.

Tavoite ei ole saada kaikki täydelliseksi ensimmäisenä päivänä. Tavoite on saada asiakkaan aineisto kulkemaan samaa reittiä joka kuukausi.

Kun tämä onnistuu, kirjanpitäjän työ muuttuu. Hän ei enää etsi tositteita mapista, sähköpostista ja muistinvaraisista selityksistä, vaan tarkistaa sähköisessä työnkulussa näkyvät tapahtumat, tositteet ja poikkeamat.

Valitse oikeat asiakkaat ensin

Tilitoimiston ei kannata aloittaa sähköistämistä vaikeimmasta asiakkaasta. Jos ensimmäinen pilotti on asiakas, jolla on puuttuvia tositteita, monta pankkitiliä, epäselviä yksityisostoja ja myöhässä tuleva aineisto, käyttöönotto näyttää raskaammalta kuin se oikeasti on.

Parempi ensimmäinen asiakas on sellainen, jolla on:

• säännöllinen kuukausirytmi
• kohtuullinen määrä tapahtumia
• yksi tai muutama pääasiallinen pankkitili
• selkeät myynnit ja ostot
• yrittäjä tai yhteyshenkilö, joka vastaa nopeasti
• halu päästä eroon paperista
• ei suurta määrää avoimia vanhoja virheitä

Hyvä pilottiryhmä voi sisältää 5-10 asiakasta. Mukaan kannattaa ottaa sekä helppoja että hieman työläämpiä asiakkaita, mutta ei heti ääripäitä. Tarkoitus on oppia, miten toimiston uusi sähköinen prosessi toimii, ennen kuin se viedään koko asiakaskantaan.

Asiakasvalinnassa on yksi tärkeä kysymys: onko ongelma aineiston muodossa vai asiakkaan käyttäytymisessä?

Jos asiakas toimittaa kaiken paperilla mutta ajallaan ja selkeästi, sähköistäminen on usein suoraviivaista. Jos asiakas toimittaa aineiston myöhässä, puutteellisena ja ilman selitteitä, sähköinen järjestelmä ei yksin korjaa ongelmaa. Silloin palvelumallia, vastuuta ja hinnoittelua pitää muuttaa samalla.

Kartoita nykyinen aineistopolku

Ennen käyttöönottoa tilitoimiston pitää tietää, mistä asiakkaan aineisto oikeasti tulee. Pelkkä “asiakas tuo mapin” ei ole riittävä kuvaus.

Kartoita ainakin nämä:

Tämä vaihe kannattaa tehdä ennen kuin asiakkaalle annetaan uudet ohjeet. Muuten ohjeista tulee liian yleisiä: “lähetä kuitit sähköisesti” ei kerro, mitä tehdään esimerkiksi maksupalvelun tilitysraportille, huoltoaseman kuitille, osamaksusopimukselle tai yrittäjän omalla kortilla maksetulle ohjelmistotilaukselle.

Hyvä kartoitus säästää aikaa ensimmäisessä kuukaudessa. Kirjanpitäjä tietää jo etukäteen, mitkä tapahtumat voivat jäädä ilman tositetta ja mistä asiakkaalta pitää kysyä tarkennuksia.

Päätä uusi aineistomalli

Sähköinen asiakas tarvitsee selkeän aineistomallin. Muuten paperimappi muuttuu vain sähköpostimössöksi.

Uudessa mallissa pitää päättää:

1. Mihin kuitit lisätään?
2. Mihin ostolaskut lähetetään?
3. Kuka asiakkaalla saa lisätä dokumentteja?
4. Kuka vastaa puuttuvista tositteista?
5. Mitä tehdään, jos dokumentti tulee väärään kanavaan?
6. Mihin mennessä edellisen kuukauden aineiston pitää olla valmiina?
7. Mitkä asiat laskutetaan lisätyönä?

Yksi käytännöllinen malli on tämä:

Tärkeintä on, että tilitoimisto ei hyväksy pysyvää sekamallia ilman perustetta. Siirtymäkausi voi olla järkevä, mutta jos paperi, sähköposti, WhatsApp, kansiot ja käsin tuodut kuitit jatkuvat rinnakkain, sähköistämisen hyöty jää pieneksi.

Tuo vain tarpeellinen historia

Yksi käyttöönoton yleisimmistä virheistä on yrittää siirtää kaikki vanha aineisto täydellisenä heti uuteen järjestelmään.

Kaikkea ei yleensä tarvitse tuoda käyttöönottopäivänä.

Tarpeellinen historia riippuu tilanteesta:

• Jos asiakas aloittaa uuden tilikauden alusta, tarvitset alkusaldot, avoimet myyntisaamiset, avoimet ostovelat, käyttöomaisuuden, lainat ja muut olennaiset tase-erät.
• Jos asiakas siirtyy kesken tilikauden, tarvitset kuluvan vuoden kirjanpidon tilanteen, ALV-tiedot, avoimet tapahtumat ja riittävän vertailun siihen, mitä on jo ilmoitettu.
• Jos kyse on vain aineiston keräyksen sähköistämisestä nykyisen kirjanpidon rinnalla, historiaa voi tarvita vähemmän.

Käyttöönoton kannalta tärkeintä on, että ensimmäinen sähköinen kuukausi voidaan tehdä oikein. Vanhaa aineistoa ei kannata tuoda vain siksi, että se on olemassa.

Hyvä sääntö on: tuo se, mikä vaikuttaa seuraavaan kuukausisulkuun, ALV:hen, raportteihin, avoimiin saldoihin tai tilinpäätökseen.

Jos vanhassa aineistossa on paljon virheitä, käyttöönotto ja korjausprojekti kannattaa erottaa toisistaan. Muuten asiakas kokee, että sähköiseen malliin siirtyminen on raskasta, vaikka todellinen työ liittyy vanhan aineiston siivoamiseen.

Kouluta asiakas käytännön tilanteilla

Asiakkaalle ei kannata pitää pitkää ohjelmistokoulutusta. Useimmat pienet yrittäjät eivät tarvitse yleisesittelyä kaikista ominaisuuksista. He tarvitsevat vastauksen viiteen arjen tilanteeseen.

Kouluta asiakas näillä esimerkeillä:

1. Miten lisään kuitin heti ostoksen jälkeen?
2. Miten lähetän PDF-ostolaskun?
3. Miten vastaan, jos tapahtumalta puuttuu tosite?
4. Miten selitän yksityisen ostoksen tai omalla rahalla maksetun yrityskulun?
5. Mistä näen, onko kuukaudelta vielä jotain auki?

Kun asiakas osaa nämä, suurin osa arjen aineistosta alkaa kulkea oikein.

Koulutuksessa kannattaa näyttää asiakkaan omaa prosessia, ei geneeristä demoa. Jos asiakkaalla on paljon korttiostoja, aloita kuiteista. Jos asiakkaalla on paljon ostolaskuja sähköpostissa, aloita laskujen välittämisestä. Jos asiakkaalla on verkkokauppa, aloita tilitysraporteista ja maksupalveluista.

Lopuksi asiakkaalle kannattaa antaa lyhyt sääntö:

Jos raha liikkuu yrityksen pankissa tai kortilla, sille pitää löytyä tosite tai selite.

Tämä on paljon hyödyllisempi ohje kuin pitkä lista kirjanpidon termejä.

Ensimmäinen sähköinen kuukausisulku

Ensimmäinen kuukausi ratkaisee, jääkö sähköinen prosessi käyttöön vai palaako asiakas vanhaan tapaan.

Ensimmäisessä sulussa kirjanpitäjän kannattaa tarkistaa erityisesti:

• tulivatko kaikki pankkitapahtumat näkyviin
• löytyikö jokaiselle tapahtumalle tosite tai selite
• tulivatko ostolaskut oikeaan kanavaan
• lisäsikö asiakas kuitit ajoissa
• jäikö aineistoa sähköpostiin tai paperille
• ymmärsikö asiakas puuttuvien tositteiden pyynnöt
• syntyikö vähemmän vai enemmän asiakasviestintää kuin ennen
• kuinka nopeasti kuukausi saatiin suljettua

Ensimmäisen kuukauden jälkeen asiakkaalle kannattaa antaa lyhyt palaute. Ei vain “kaikki ok”, vaan konkreettinen yhteenveto:

• mikä meni oikein
• mitä jäi puuttumaan
• mitä tehdään seuraavassa kuussa eri tavalla
• mikä on jatkossa lisätyötä

Tämä palaute on tärkeä, koska asiakas oppii nopeasti sen, mitä tilitoimisto oikeasti seuraa. Jos puuttuvat kuitit hyväksytään hiljaisesti, ne jatkuvat. Jos ne nostetaan näkyviin heti ensimmäisestä kuukaudesta, toimintatapa muuttuu helpommin.

Mitä kirjanpitäjä edelleen tarkistaa?

Sähköistäminen ei tarkoita, että kirjanpitäjän ammatillinen rooli katoaa. Päinvastoin: kun aineisto tulee järjestelmällisemmin, kirjanpitäjä voi käyttää enemmän aikaa oikeisiin tarkistuksiin.

Kirjanpitäjä tarkistaa edelleen esimerkiksi:

• onko tosite oikea ja riittävä
• kuuluuko kulu yritykselle
• onko ALV-käsittely oikein
• onko kyse kulusta, käyttöomaisuudesta, lainasta, palkasta vai omistajan tapahtumasta
• täsmäävätkö pankki, reskontrat ja avoimet erät
• onko tapahtumissa poikkeamia aiempiin kuukausiin verrattuna
• tarvitaanko asiakkaalta lisäselvitys

Sähköinen prosessi auttaa siinä, että nämä kysymykset nousevat työjonoon aiemmin. Kirjanpitäjän ei tarvitse ensin selvittää, missä kuitti on. Hän voi arvioida, miten kuitti pitää käsitellä.

Käyttöönoton mittarit

Mappiasiakkaan sähköistämistä kannattaa mitata heti ensimmäisestä kuukaudesta alkaen. Muuten käyttöönotto arvioidaan tunteen perusteella.

Seuraa vähintään näitä:

Mittarit eivät ole vain toimiston sisäistä ohjausta varten. Niitä kannattaa käyttää myös asiakaskeskustelussa.

Jos asiakas sanoo, että sähköinen malli tuntuu raskaammalta, voidaan katsoa dataa: tuliko kuukaudelta vähemmän puuttuvia kuitteja, valmistuiko sulku aiemmin ja vähenikö sähköpostien määrä? Jos kyllä, muutos on todennäköisesti oikeaan suuntaan, vaikka ensimmäinen kuukausi tuntui uudelta.

Jos taas puuttuvat tositteet eivät vähene ja aineisto tulee edelleen monessa kanavassa, ongelma ei ole ohjelmistossa vaan toimintatavassa.

Tyypilliset virheet

1. Sähköistetään kanava, ei prosessia

Jos asiakas vain lähettää saman mapin PDF-kuvina kuukauden lopussa, tilitoimiston työ ei muutu riittävästi. Tavoite on saada tapahtumat, tositteet ja selitteet jatkuvaan työnkulkuun.

2. Aloitetaan liian vaikeasta asiakkaasta

Vaikea asiakas voi olla tärkeä sähköistää, mutta huono ensimmäinen pilotti. Ensin kannattaa rakentaa toimiva malli helpommalla asiakkaalla.

3. Vanha aineisto yritetään tuoda liian täydellisesti

Historia on tärkeää vain siltä osin kuin se vaikuttaa nykyiseen kirjanpitoon, avoimiin saldoihin, ilmoituksiin ja tilinpäätökseen. Kaiken skannaaminen ei ole aina järkevää.

4. Asiakkaalle annetaan liian yleinen ohje

“Toimita aineisto sähköisesti” ei riitä. Asiakkaan pitää tietää, mitä tehdään kuitille, ostolaskulle, pankkitapahtumalta puuttuvalle tositteelle ja omalla rahalla maksetulle kululle.

5. Poikkeamista ei puhuta sopimuksessa

Jos myöhäinen aineisto, puuttuvat kuitit ja vanhan aineiston korjaukset eivät näy hinnassa tai palvelurajauksessa, tilitoimisto kantaa muutosprojektin riskin yksin.

30 päivän käyttöönottomalli

Tilitoimisto voi viedä ensimmäisen mappiasiakkaan sähköiseksi näin:

Päivät 1-5: asiakasvalinta ja kartoitus

Valitse pilottiasiakas ja käy läpi aineistolähteet: myynnit, ostot, kuitit, pankit, kortit, palkat, maksupalvelut ja sopimukset. Kirjaa samalla, mitkä asiat ovat olleet tähän asti työläimpiä.

Päivät 6-10: uusi aineistomalli

Sovi asiakkaan kanssa pääkanavat, käyttäjät, vastuut ja määräpäivät. Päätä myös, mitä tapahtuu myöhäiselle aineistolle ja puuttuville tositteille.

Päivät 11-15: perustiedot ja tarpeellinen historia

Tuo asiakkaan perustiedot, tilikartta, pankkiyhteydet, avoimet saldot ja muut seuraavaan kuukauteen vaikuttavat tiedot. Älä tee käyttöönotosta vanhan aineiston täydellistä digitointiprojektia, ellei se ole erikseen sovittu työ.

Päivät 16-20: asiakaskoulutus

Käy asiakkaan kanssa läpi viisi arjen tilannetta: kuitti, ostolasku, puuttuva tosite, omalla rahalla maksettu kulu ja avoimet tehtävät. Pidä koulutus lyhyenä ja asiakkaan omiin tapahtumiin liittyvänä.

Päivät 21-30: ensimmäinen sulku ja palaute

Tee ensimmäinen sähköinen kuukausisulku. Mittaa puuttuvat tositteet, asiakaspyynnöt, väärään kanavaan tulleet dokumentit ja sulkuaika. Anna asiakkaalle lyhyt palaute ja sovi, mitä seuraavassa kuussa korjataan.

Kun ensimmäinen asiakas toimii, sama malli voidaan viedä seuraavaan asiakasryhmään. Käyttöönoton ei tarvitse olla koko toimiston kertaprojekti. Se voi olla hallittu sarja pieniä siirtoja.

Yhteenveto

Mappiasiakkaan sähköistäminen onnistuu, kun tilitoimisto ei ajattele sitä vain paperin poistamisena. Todellinen muutos on siinä, että asiakkaan aineisto, vastuut, määräpäivät ja poikkeamat viedään samaan toistettavaan työnkulkuun.

Muista nämä:

1. Valitse ensimmäiset asiakkaat huolellisesti.
2. Kartoita nykyinen aineistopolku ennen ohjeistusta.
3. Päätä yksi selkeä tapa toimittaa kuitit, laskut ja selitteet.
4. Tuo vain käyttöönoton kannalta tarpeellinen historia.
5. Kouluta asiakas arjen tilanteilla, ei ohjelmistoesittelyllä.
6. Mittaa ensimmäinen sähköinen kuukausisulku.
7. Tee poikkeamista näkyviä ja hinnoiteltavia.

Katso tulos.ai tilitoimistoille tai varaa demo, niin käydään läpi, mitkä asiakkaat kannattaa siirtää sähköiseen työnkulkuun ensimmäisenä ja millä käyttöönoton mallilla muutos pysyy hallittavana.